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      新年新福利 數據整理小技巧學到就是賺到

      2022/1/28 22:39:34 新派魔方

       

      再過幾天便是新年了,堅信大伙兒都是在日夜兼程地忙自身手頭上的工作中。做為財會人員,歲末年尾肯定是比較忙的一段時間,尤其是年末許多數據信息要歸納,原本不足的時間段就更為看起來困窘。數據分析最重要的便是標準,原始記錄標準了,統計分析也就越來越輕輕松松多了。下面,我就詳細介紹幾個 WPS 里的數據統計分析小竅門,助大伙兒盡早做完過年回家!

      1. 日期迅速梳理

        日期是最易于發生的一種格式不正確,尤其是這些從不一樣單位搜集回家的表格,日期的款式可以說五花八門。這種凌亂的日期,除開看上去不好看之外,還會危害表格的一切正常測算與挑選,大幅度降低統計分析高效率與精密度。

        怎樣完成日期的迅速規范性呢?非常簡單,選定日期列,點一下“數據信息→排序”,前邊兩步挑選默認設置,抵達第 3 步時,將“列基本數據類型”改動為“日期”。最終點一下“逐漸”標識,將表格中種類改動為“短日期”就可以。

      2. 數據信息加企業

        有一些數據信息必須加上文本企業,但 Excel 針對這種數字之外的格式,是不能估算的。要想魚與熊掌兼顧,這兒有一個小竅門。最先選定要處置的信息區,按住 Ctrl 1 調成表格中特性,下面點一下“歸類→自定”,在“G / 通用性格式”后填寫表格需要的文本。通過那樣解決好的數據信息,既保存了原本的計算屬性,又能表明企業標志,輕松就解決了困惑已久的問題。

      3. 折算成“萬余元”表明

        財務報表通常都需要折算成“萬余元“表明,傳統式方式是依靠公式計算將原數據信息變小 10000 倍,隨后再綴上相應的單位符號。但是那樣的解決并不標準,當中后期再必須對這種數據統計時,便會造成極大偏差。

        恰當的辦法是:最先選定要處置的地區,按住 Ctrl 1 調成表格中特性。下面點一下“歸類→獨特→企業:萬余元”,這兒 WPS 早已預置好啦多個企業款式,立即挑選你愿意的就可以了。

      4. 大寫金額轉換

        除開貨幣單位外,大寫金額轉換也是財會人員每日都是碰到的一件事。很多人都了解,在 Excel 中有一項名叫“中文大寫數字”的獨特格式,但是這一格式與大家常用的RMB格式并不相同。恰當的辦法是,在 WPS 中選定數據信息區,隨后按住 Ctrl 1 調成表格中特性,下面在“歸類→獨特”標識挑選“人民幣大寫”,明確后便是大家了解的RMB格式了。

      5. 紀錄單

        鍵入數據信息最避諱的便是弄錯行,尤其是當信息量巨大時,一個小不正確通常難以發覺,這兒強烈推薦大伙兒應用 WPS 的“紀錄單”作用。最先將電腦鼠標放進表格的文章標題處,隨后點一下“數據信息→紀錄單”。記錄單是一個類似表格的更快鍵入控制模塊,可以全自動載入當今表格文章標題,大家只需在框中鍵入實際的內容(TAB 鍵轉換不一樣內容,回車鍵立即新創建),就可以進行數據整理。

        除開迅速入錄外,紀錄單也是有數據篩選作用。點一下“標準”按鍵,鍵入篩選條件,隨后再點一下“下一條”按鍵,紀錄單就能將滿足條件的紀錄一一列報出來。

      6. 鍵入重復值預警信息

        許多不正確全是由客戶反復入錄造成的,為了防止這種現象產生,我們可以根據選定地區,點一下“數據信息→反復項→回絕入錄反復項”,來為總體目標列提早設好反復入錄提示。設好以后,一旦鍵入的內容與前邊反復,表格便會自彈出出提示,以防止反復數據信息被不正確入錄表格。

      7. 帶圖紀錄梳理

        有一些數據信息必須配圖圖片,但立即導進的照片沒法與表格中配對。在 WPS 中,照片右鍵里空出了一項“轉換為置入表格中照片”,點一下后就可以讓照片全自動配對表格中。通過那樣解決漂亮的圖片,除開適用基本上的統計函數外,還能用鼠標雙擊查看原圖,十分奇妙,強烈推薦大伙兒一試。

      8. 一鍵文字轉數據

        有一些表格中被不經意間設變成文字格式,造成歸納錯誤,但是因為這個不正確不能用人眼發覺,促使排錯越來越出現異常艱難。這兒傳授給大伙兒一個小竅門,最先挑選要處置的表格中,點一下“逐漸→表格中格式”,將格式設成“基本”,隨后再點一下“逐漸→數據轉換→文字型數據變為數據”。經此解決后,就不可能再發生數據以文字方式存放的問題了。

       

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